Adatkezelési tájékoztató

Ez a tájékoztató az (EU) 2016/679 rendelet (GDPR) 13. és 14. cikke, valamint az információs önrendelkezési jogról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) alapján készült.

1.Kire és mire vonatkozik? Két szerep

A PrinterMS-ben kétféle adat van, és ezekre más szabályok vonatkoznak:

1. Amit mi kezelünk rólad: a fiókod, a szervezeted regisztrációs és díjfizetési adatai, a velünk folytatott levelezés, a weboldal látogatása és az eszköztámogatási kérések. Ezekre ez a tájékoztató vonatkozik; az adatkezelő Sziráki Márton e.v.
2. Amit az előfizető szervezet tárol a PrinterMS-ben: a nyomtatóbérbeadó cég ügyfelei, szerződései, számlái, mérőállásai, hibabejelentései. Ezeknek az előfizető az adatkezelője, mi az utasítása szerint adatfeldolgozóként járunk el, az Adatfeldolgozási megállapodás alapján. Ha egy előfizetőnk ügyfeleként szerepelsz a rendszerben, jogaidat elsősorban nála érvényesítheted; ha hozzánk fordulsz, a kérelmedet továbbítjuk neki.

A nyilvános QR-hibabejelentő felületen külön, rövid tájékoztató jelenik meg. A sütikről a Cookie-tájékoztató szól.

2.Az adatkezelő

3.Milyen adatokat, miért és meddig kezelünk?

3.1Fiók és bejelentkezés

3.2A szervezet adatai és a díjfizetés

A bankkártya számát és biztonsági kódját nem kapjuk meg; ezeket a Stripe kezeli. A díjunkról szóló áfa-számlát a saját Billingo fiókunk állítja ki.

3.3Meghívott felhasználók

Ha a szervezeted meghív a PrinterMS-be, az e-mail-címedet és a szerepkörödet tőle kapjuk. Cél: a meghívó kézbesítése, a fiók létrehozása és a hozzáférések kezelése. Jogalap: a szervezet és a PrinterMS jogos érdeke a szolgáltatás biztonságos nyújtásához (GDPR 6. cikk (1) f)). Ha a meghívást nem fogadod el, az adat a meghívó lejártakor törlődik.

3.4Ügyfélportál-felhasználók

Ha egy előfizetőnk meghív a saját ügyfeleinek szóló portálra, az e-mail-címedet és a nevedet tőle kapjuk. A portálon látott és beküldött adatok (géppark, mérőállások, számlák, hibabejelentések) adatkezelője az előfizető. A bejelentkezés biztonságáért (egyszer használatos e-mail-kód, munkamenet, sebességkorlátozás) önálló adatkezelőként felelünk, jogos érdek alapján (GDPR 6. cikk (1) f)). A hozzáférésed megszűnésekor a hitelesítési fiókodat töröljük, a munkamenet-rekordokat 90 nap után.

3.5Ügyfélszolgálat és visszajelzések

A szervezeted PrinterMS-ben tárolt adataiba csak a kérésedre, a hibaelhárításhoz szükséges mértékben tekintünk bele.

3.6Eszköztámogatási kérések

Ha egy nyomtató támogatását kéred, vagy a szervezeted belép az eszköztámogatási programba, a DCA Ügynök egyszer beolvassa a nyomtató műszaki adatait (a gyári számot, a hálózati és e-mail-címeket, a gépneveket és a hosszabb szövegeket már a helyi hálózatban kitakarja). A kérelemhez fényképet vagy PDF-et is csatolhatsz.

Az elemzéshez mesterséges intelligencián alapuló fejlesztőeszközt is használhatunk, de az csak a kitakart beolvasást kapja meg, a csatolt fájlt és a felhasználói, ügyfél- vagy eszközazonosítókat nem.

3.7A weboldal és az alkalmazás használatának mérése

A nyilvános weboldalon a Cloudflare sütimentes, összesített forgalommérése működik. A PostHog termékanalitika és a Google Analytics 4 korlátozott mérése csak előzetes hozzájárulásoddal indul (GDPR 6. cikk (1) a)). Normalizált útvonalat, kampányparamétereket, álneves felhasználó- és szervezetazonosítót, szerepkört, csomagot és jóváhagyott eseményeket kezelünk. Nevet, e-mail-címet, adószámot, gyári számot, ügyfél- és számlaadatot, űrlaptartalmat, keresést és fájlnevet nem küldünk.

A Google Analyticsnek nem küldünk felhasználó- vagy szervezetazonosítót, és nem engedélyezünk reklámfunkciókat; az egyedi adatok megőrzése ott 2 hónap. A külön engedélyezhető munkamenet-visszajátszás kb. 5%-os mintán működik, minden bevitel és felhasználói szöveg maszkolt, az érzékeny oldalak kizártak. A nyers eseményeket 12 hónapig, a visszajátszásokat 30 napig, az anonim összesítéseket legfeljebb 24 hónapig őrizzük. A választásodat 1 évig, a hozzájárulás vagy visszavonás bizonyítékát 5 évig őrizzük. A hozzájárulás bármikor visszavonható, ez a korábbi adatkezelés jogszerűségét nem érinti.

Hírlevelet és promóciós e-mailt nem küldünk. A szolgáltatáshoz szükséges tranzakciós, hitelesítési, számlázási, biztonsági és támogatási üzenetek nem közvetlen üzletszerzési üzenetek.

3.8Visszaélés-védelem

A PrinterMS végpontjain IP-cím alapú sebességkorlátozást alkalmazunk a visszaélések megelőzésére, jogos érdek alapján (GDPR 6. cikk (1) f)). A hitelesítési és nyilvános végpontokon (regisztráció, jelszó-visszaállítás, ügyfélportál-belépés, kétfaktoros azonosító visszaállítása, QR-hibabejelentő) az IP-címet legfeljebb 48 óráig őrizzük (a napi törlés a 24 óránál régebbi rekordokat távolítja el), a többi végponton a számláló csak néhány percig létezik a kiszolgáló memóriájában. A QR-hibabejelentéshez az IP-címet nem mentjük.

3.9Naplók

A működési és biztonsági eseményeket naplózzuk a biztonság és az elszámoltathatóság érdekében (jogos érdek, GDPR 6. cikk (1) f); az adatvédelmi műveletek naplójánál jogi kötelezettség, 6. cikk (1) c)). Az alkalmazás saját kérésnaplója IP-címet nem tartalmaz. Megőrzés: a felhőplatform kérésnaplói (IP-cím, böngészőazonosító, útvonal) 30 nap; az alkalmazás rendszernaplói 90 nap, a lezáratlan hibák 1 év; a felhőszolgáltatói adminisztratív és hitelesítési auditnaplók legfeljebb 400 nap; az üzemeltetési értesítő e-mailek kézbesítési rekordjai 90 nap; a díjszámláink és fiókértesítéseink kiküldési rekordjai a szervezet törléséig; az adatvédelmi műveleti és a dokumentumelfogadási naplók 5 év.

3.10Kötelező-e megadni az adatokat?

A 3.1 és 3.2 pont szerinti adatok megadása a szerződés megkötésének és teljesítésének feltétele: ezek nélkül nem tudunk fiókot létrehozni és a szolgáltatást nyújtani. Minden más adat megadása önkéntes; ha nem adod meg, az csak az adott funkciót érinti (például támogatási kérésnél a fénykép csatolása).

4.Ki fér hozzá az adatokhoz?

Adataidat nem adjuk el, és marketingcélra nem adjuk át. A szolgáltatás üzemeltetéséhez szerződött adatfeldolgozókat veszünk igénybe:

A teljes, naprakész lista a garanciákkal együtt: Alfeldolgozói jegyzék. Hatóságnak csak jogszabályon alapuló megkeresésre adunk át adatot.

5.Adattovábbítás az EU-n kívülre

Az adatokat elsődlegesen az EU-ban tároljuk. EU-n kívüli továbbítást érinthet a Cloudflare (USA), az AWS és a Google globális támogatási műveletei, a Google Workspace postafiókok, a Google Analytics, a Stripe és a kivezetés alatt álló Supabase (Szingapúr, szerződő félként). A garancia minden esetben az Európai Bizottság általános szerződési feltételei (SCC), illetve az EU–USA adatvédelmi keret szerinti tanúsítás; a részleteket az Alfeldolgozói jegyzék tartalmazza. A garanciák másolatát kérésre megküldjük.

6.Automatizált döntéshozatal és mesterséges intelligencia

Rád nézve joghatással járó, kizárólag automatizált döntést nem hozunk. A bejövő szállítói számlák adatainak kinyerésére a Google Vertex AI (Gemini) szolgáltatást használjuk, uniós végponton. Az eredmény minden esetben ellenőrzésre váró javaslat, amelyet a felhasználó hagy jóvá. A feltöltött dokumentumokat a Google az utasításunk nélkül nem használja modellek tanítására; a szolgáltatás technikai működése rövid ideig tartó gyorsítótárazással járhat, ezért nulla megőrzést nem ígérünk.

7.Jogaid

A privacy@printerms.com címen ingyenesen gyakorolhatod a jogaidat; legkésőbb 1 hónapon belül válaszolunk (összetett kérelemnél ez legfeljebb 2 hónappal meghosszabbodhat, erről értesítünk).

• Hozzáférés (15. cikk): tájékoztatás és másolat az adataidról.
• Helyesbítés (16. cikk): a legtöbb fiókadatot a felületen magad is javíthatod.
• Törlés (17. cikk): a jogszabályi megőrzési kötelezettség alá eső adatok (például számlák) kivételével.
• Korlátozás (18. cikk).
• Adathordozhatóság (20. cikk): a szerződésen alapuló adataidat géppel olvasható formában kiadjuk; a fő adatkörök exportja a felületről is elérhető (Adathordozhatóság).
• Hozzájárulás visszavonása (7. cikk (3) bekezdés).

Tiltakozás (21. cikk). A saját helyzeteddel kapcsolatos okból bármikor tiltakozhatsz a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen (3.1 pont: elfogadási bizonyíték; 3.3, 3.4, 3.5, 3.6, 3.8 és 3.9 pont). Ilyenkor az adatot csak kényszerítő erejű jogos ok esetén kezeljük tovább.

8.Jogorvoslat

• Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH): 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.; levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.; telefon: +36 (1) 391-1400; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu; www.naih.hu.
• Bíróság: az Infotv. 23. §-a alapján; a per a lakóhelyed vagy tartózkodási helyed szerinti törvényszék előtt is megindítható.

Az érintett halálát követő öt éven belül jogait az általa életében meghatalmazott személy, ennek hiányában a Ptk. szerinti közeli hozzátartozó gyakorolhatja (Infotv. 25. §).

Kérjük, először nálunk jelezd a problémát: így tudunk a leggyorsabban segíteni.

9.Adatbiztonság

Az alkalmazott biztonsági intézkedéseket, a mentési rendet és az előfizetői adatok megőrzési idejét az Adatbiztonság és adatmegőrzés oldal írja le.

10.Gyermekek

A PrinterMS kizárólag üzleti felhasználásra szolgál; 16 év alatti személyeknek nem nyújtunk szolgáltatást, és adataikat célzottan nem kezeljük.

11.Változások

Ezt a tájékoztatót frissítjük, ha az adatkezelésünk változik; a tetején látod, mikor frissült utoljára. Lényeges változásról e-mailben vagy az alkalmazásban is értesítünk.